Privacybeleid

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer. De AVG is ook wel bekend onder de Engelse naam: General Data Protection Regulation (GDPR).

De KNBV heeft met ingang van 1 mei 2018 het volgende beleid ingevoerd aangaande privacy van haar leden, donateurs, sponsoren en leveranciers. Per 1 juli 2021 is het beleid op enkele punten aangevuld en geactualiseerd.

Namens de KNBV treedt de secretaris op voor de praktische uitvoering van het beleid aangaande de gegevensbescherming van haar leden.

De KNBV-administratie verzamelt alleen gegevens van haar leden, donateurs, sponsoren en leveranciers, welke een goede (leden)administratie ondersteunen.

In beginsel wordt er zo weinig mogelijk geregistreerd

Per categorie of situatie is hieronder aangegeven welke gegevens geregistreerd kunnen worden.

Leden, donateurs en sponsoren:

Lidnummer
Naam incl. titels
Adres
Postcode en Woonplaats
Telefoonnr. privé/werk
Werkgever/organisatie
Bestuurslid of commissielid KNBV
Andere functie KNBV
Emailadres privé/werk
IBAN-nummer t.b.v. inning contributie
Leeftijd/geboortedatum ten behoeve van seniorenregeling indien van toepassing.

Leveranciers:

Administratienummer
Bedrijfsnaam
Adres
Postcode en Woonplaats
Telefoonnr. werk
Emailadres zakelijk
Emailadres facturatie
IBAN-nummer t.b.v. betalingen
KvK nummer
Btw-nummer

Inschrijvingen vergaderingen, evenementen en excursies:

Lidnummer
Naam
Adres
Postcode en Woonplaats
Emailadres
IBAN-nummer t.b.v. inning deelnamekosten
Toestemming vermelding carpoollijst
Dieet bijzonderheden?
Bereikbaarheid thuisfront (bij buitenlandse activiteiten)

Website KNBV, afgeschermde deel op de website alleen voor leden:

Lidnummer
Naam incl. titels
Adres
Postcode en Woonplaats
Telefoonnr. privé/werk
Werkgever/organisatie
Bestuurslid of commissielid KNBV
Andere functie KNBV
Emailadres privé/werk
IBAN-nummer t.b.v. inning contributie
Leeftijd/geboortedatum ten behoeve van seniorenregeling indien van toepassing.

De gegevens op de website worden gebruikt voor de ledenadministratie, voor digitale aanmelding deelname aan activiteiten, voor bestellingen in de webwinkel en voor het genereren van ledenlijsten en carpoollijsten. Deze laatste twee functies uitsluitend voor leden die daar toestemming voor hebben gegeven. Deze leden kunnen ook elkaars gegevens raadplegen in de ledenlijst wat betreft naam, mailadres, tel.nr. en woonplaats.

De gegevens en toestemmingen kunnen zelfstandig worden gewijzigd door het lid na inloggen in de digitale omgeving van de KNBV-website, afgeschermde deel op de website alleen voor leden.

De website is beveiligd met SSL-encryptie en een persoonlijk wachtwoord voor het afgeschermde ledendeel.

Op de website kan u gevraagd worden om cookies te accepteren die van belang zijn voor het functioneren van de WordPress omgeving.

Bewaring van gegevens:

De gegevens op de website worden bewaard op servers in Nederland. De periodieke back-ups worden bewaard op servers in Duitsland.

De door de KNBV-administratie verzamelde gegevens worden bewaard op de server/cloudomgeving van het administratiekantoor en zijn voor elk lid afzonderlijk inzichtelijk voor zover het zijn of haar eigen gegevens betreft.

De oudst aanwezige gegevens in de KNBV-bestanden en back-ups zijn gelijk aan de duur van het lidmaatschap.
Na het vervallen van het lidmaatschap worden geen gegevens administratief bewaard, tenzij de overheid/belastingdienst anders voorschrijft.
De bewaartermijnen worden jaarlijks door het bestuur vastgesteld en gecontroleerd op de eerste bestuursvergadering van het boekjaar.
De KNBV-secretaris ziet er aantoonbaar op toe of de termijnen daadwerkelijk worden nageleefd.
In het eerste kwartaal van elk kalenderjaar worden bestanden en back-ups opgeschoond.

Algemene privacy-uitgangspunten van de vrijwillige registratie van het lid of de donateur:

De KNBV verwerkt alleen persoonsgegevens conform de geldende wetgeving en met de toestemming van het lid of de donateur.
De KNBV informeert het lid (of de donateur) altijd waarvoor de gegevens worden gebruikt.
De KNBV verstrekt de geregistreerde gegevens op verzoek aan het lid b.t. de over zijn persoon opgeslagen gegevens.
De KNBV moet onjuiste gegevens steeds corrigeren en ongeoorloofd opgeslagen gegevens, of gegevens die niet meer benodigd of betwist worden, wissen of blokkeren.
De KNBV geeft de betrokkene altijd de mogelijkheid om zijn toestemming weer in te trekken.
De KNBV zorgt ervoor te allen tijde aan interne of externe controle-instanties aan te kunnen tonen dat alle voorschriften inzake gegevensbescherming in acht worden genomen en dit ook, net als alle gegevensverwerkingsprocedures binnen de administratie van de vereniging, te kunnen documenteren.
De KNBV waarborgt dat alle interne administratieve afspraken worden aangepast aan de vereisten van de nieuwe richtlijnen inzake gegevensbescherming.
De KNBV moet alle afspraken inzake de verwerking van gegevens controleren en indien nodig wijzigen, om te waarborgen dat ook de verwerker van de gegevens zich aan de nieuwe regels houdt.
De KNBV toetst de toestemmingsverklaringen inzake de vergaring en verwerking van persoonsgegevens, en past deze zo nodig aan.
De KNBV is zich bewust van de verantwoordelijkheid dat inbreuk op het gegevensbeschermingsrecht kan leiden tot sancties, zoals boetes en schadevergoedingsvorderingen.